DOCUMENTOS EMPRESARIALES, ¿CUÁLES SON LOS MÁS USADOS?

DOCUMENTOS EMPRESARIALES, ¿CUÁLES SON LOS MÁS USADOS?

 Los documentos empresariales es aquella información expuesta en diferentes formas y tipos de documentos con el fin de mantener informada a otra parte o a varias partes. La idea es generar claridad y transparencia mejorando la calidad de comunicación utilizando las herramientas correctas, oportunamente.

Tal como la vida, los documentos también van evolucionando y todos los que mencionaremos a continuación pasaron de ser documentos escritos a mano o impresos, a ser documentos digitales.  

Lo importante de esto es saber para qué sirve cada uno y cuándo debe implementarse. A continuación hablaremos de algunos y te daremos algunos tips:

LA CARTA: formal coloquial informal

La carta es un instrumento de comunicación escrita que se utiliza para comunicarse con otra persona.  Hay un emisor y un receptor o varios receptores. Es un método bastante tradicional y antiguo pero por su eficiencia se ha mantenido a través de los tiempos.  La única diferencia es que hoy en día se la elabora de manera digital pudiendo ser enviada incluso vía correo electrónico.  Pasó de realizarse de manera manuscrita, luego en máquina de escribir a hacerse en computadora a través de procesadores de texto. Incluso, se puede imprimir y firmarse de manera manual, digital o con firma electrónica. Antiguamente era un documento cuya escritura era extremadamente “elegante y diplomática”, ahora se busca ir al grano y decir directamente lo que se necesita informar o consultar, sin dejar de ser respetuosos.   Existen dos tipos de carta, la formal y la informal.

La carta formal o la que es más usada en las empresas

Éstas suelen usarse dentro de las empresas como también para dirigir comunicaciones específicas y particulares a ciertas entidades o personas.   En las cartas formales siempre debe cumplirse con determinados parámetros, por ejemplo, debe cuidarse siempre la ortografía y la redacción.  Debe tener una cantidad medida de información o se tornará aburrida y agoradora de leer. Tiene que tener un encabezado, fecha, saludo, motivo de la carta, un cuerpo o desarrollo, despedida y firma.   En la cartas se busca comunicar varios objetivos, algunos de estos terminan siendo modelos de cartas, por ejemplo: -        Cartas informativas, buscan comunicar algo específico. -        Cartas de contestación, son en las que se da respuesta a una carta previa. -        Cartas consultivas donde se aprovecha a realizar una pregunta para confirmar un proceso, una gestión o un paso a seguir. -        Cartas de solicitud, donde se pide el apoyo con algo o una entrega, etc.. -        Cartas de reconocimiento. -        Cartas de agradecimiento. -        Cartas de renuncia.

Carta informal o coloquial

Estas cartas son 100% informales, pueden escribirse a mano y siempre son dirigidas a personas con las que tenemos mayor confianza pueden ser familiares o amigos. Puede tener varios motivos, pero generalmente suelen ser informativas y de acercamiento hacia la otra parte. Como suelen ser entre conocidos, la escritura es bastante informal.  Hoy en día esta carta que se solía realizar para entregas a larga distancia ha sido sustituida por el correo electrónico al igual que la carta formal en ciertos casos y según la cultura de la empresa.

MEMORANDO

El memorando es un documento empresarial de uso interno, que se suele usar para comunicar temas puntuales.  Generalmente, suelen ser temas para muchos colaboradores, aumentos de sueldos, cambios de procesos, comunicaciones específicas.    La redacción siempre es directa y puntual.   Debe contener un encabezado distinto al de una carta.  En esta parte a la que denominamos encabezado, se contiene lo siguiente debidamente escrito: lugar y fecha, nombre o destinatario con su cargo respectivo, el asunto que se va a tratar de manera breve.  Luego viene el cuerpo de la carta donde se desarrolla el tema con la información más importante, clara y concisa. Finalmente, se plasma la firma de la persona responsable, no sin antes realizar la debida despedida.   Realmente el memorando es uno de los elementos que ha perdido relevancia en estos tiempos y precisamente se está dejando de lado; ahora existen métodos de comunicación directa como la carta en primera instancia y luego el correo electrónico, entonces ambos suplen este documento que ya tiende a verse bastante anticuado inclusive.

ACTAS DE REUNIONES

Las actas de reuniones son documentos que muchas empresas han dejado de lado por lo tediosa que suele ser su elaboración. Sin embargo, te contamos que es uno de los documentos más importantes que existen dentro de una empresa pues te delimitan lo tratado en un espacio de comunicación activa como lo son las reuniones, sus asistentes, los avances, pendientes y las acciones a seguir con responsables asignados de actividades particulares o proyectos.

CORREO ELECTRÓNICO

Éste es la forma escrita de comunicación más moderna y usada actualmentem tanto por las empresas como por las personas en general.  Destaca la eficiencia de conexión con uno o múltiples destinatarios asi como la agilidad o facilidad para escribirlo, manejarlo y enviarlo. Lo óptimo de usar este canal es que permite incluir adjuntos como archivos multimedia y documentos.   Para elaborarlo correctamente, es importante tomar en cuenta la redacción y la ortografía asi como también cersiorarse de quienes son los destinatarios que necesiten recibir la información y definirse adecuadamente el asunto, que sea puntual y llamativo. El contenido debe ser concreto pero no perder una buena estructura.   Siempre debe de contar con un saludo, una introducción sencilla, el cuerpo y una despedida.  Debe ser firmado (contener el nombre al final del correo) aún cuando por su remitente se sepa quién lo envía. Hoy en día hay firmas bastante bien construidas con los datos de contacto adicionales de quien envía el correo y de la empresa.

INFORMES DE PROYECTO

Este documento detalla el estado de un proyecto, su progreso, estado en general y los resultados.  Su uso es específicamente para comunicar información relevante a las partes interesadas, como por ejemplo patrocinadores, miembros de equipos involucrados en la gestión del mismo, entre otros.    La estructura del proyecto varía según su naturaleza y de los requisitos específicos que se hayan establecido, pero se pueden incluir de manera general los siguientes:   1.     Portada 2.     Índice 3.     Resumen Ejecutivo 4.     Introducción 5.     Descripción del proyecto 6.     Estado actual 7.     Análisis de los datos y resultados 8.     Problemas o desafíos 9.     Presupuesto o estados financieros 1 .  Conclusiones 1.   Recomendaciones 1.   Anexos en caso de haberlos 1.   Referencias   Actualmente los informes de proyectos son bastante usados, incluso hay áreas en las empresas destinadas solo a manejarlos y por esto son ellos quienes tienden a presentar dichos informes a otros departamentos.

PROPUESTA DE NEGOCIO

Es un documento formal con el cual se presenta una idea o plan de negocios a posibles inversores, socios o clientes con el objetivo de lograr apoyo económico, colaboración de conocimiento, tecnologías o herramientas o la aprobación de algún alto cargo.   Esta propuesta busca ser lo más específica y atractiva posible, es por esto, que debe ser concisa, clara y lo suficientemente convincente y completa para lograr el objetivo y atraer el interés de los destinatarios.   La propuesta debe estar compuesta por: 1.     Portada 2.     Resumen ejecutivo 3.     Descripción del negocio 4.     Análisis del mercado 5.     Plan de mercado y ventas 6.     Plan operativo 7.     Estructura o equipo 8.     Plan financiero 9.     Análisis de riesgos 1.   Anexos 1.   Referencias   La propuesta de negocio bien elaborada y atractiva puede aumentar el éxito en la consecución de un negocio y el alcance de apoyo en la gestión de la misma.

HOJAS DE VIDA

La hoja de vida o curriculum vitae es básicamente un documento que sirve como presentación de uno ante otros. En ésta se resume la trayectoria de educación, la experiencia laboral, habilidades y competencias y quizás incluso las expectativas  que se tienen para cumplir con una posición.

Lo ideal es que el documento sea sumamente transparente, honesto y lo suficientemente atractivo para que puedas ser considerado como candidato a una posición laboral.   Debe ser bien estructurada y personalizada para que aumente significativamente las posibilidades de ingresar a un proceso de selección.  Te damos los siguientes tips para que puedas construirla de una manera adecuada. El documento debe contener:   1.     Una fotografía, hoy en día se sabe que no se puede discriminar por el físico, sin embargo, siempre es bueno para la persona que realiza el proceso tener una primera imagen. La fotografía debe ser profesional, no un selfie y no una recortada de un grupo de personas. 2.     Información personal (debe incluir tu nombre completo, información de contacto, fecha de nacimiento y estado civil) 3.     Educación, debes ingresar únicamente tus estudios formales, desde la escuela hasta las maestrías que tengas. 4.     Experiencia laboral, lista de empleos anteriores hasta el actual. Es importante que en cada uno incluyas la fecha de inicio y salida del trabajo, el cargo que tuviste y un resumen de las funciones que desempeñaste. 5.     Perfil de competencias, habilidades y conocimientos, debes describir tus competencias mas fuertes, aquellas habilidades que consideras son actualmente tus destrezas y los conocimientos que hayas adquirido como herramientas, programas, idiomas. 6.     Logros, esta parte es opcional, pero siempre es bueno evidenciar aquellos proyectos que fueron un éxito o alcance de logros significativos que hoy en día sean hitos para las empresas en las que trabajaste. 7.     Capacitaciones, se debe agregar las capacitaciones más relevantes que han contribuido a tu formación. 8.     Referencias, datos de antiguos jefes o conocidos que puedan dar referencias de ti, se debe incluir un teléfono a donde puedan contactarlos. La hoja de vida es un documento que con el tiempo puede variar su diseño, sinceramente siempre va a depender de quien lo reciba saber si el documento cuenta con la información que necesita o no y si su presentación es la adecuada.

PAGINA WEB

Como estamos hablando de temas empresariales, trataremos la página web corporativa.  En este sitio web servirá para registrar toda la información de la empresa que permita generar una identidad de la misma y a su vez sirva como medio informativo y de contacto.    Tiene que contener información clave de la empresa, de sus productos y servicios así como también de su historia y filosofía.   Normalmente también tienen una estructura con la que debemos cumplir para que esté bien presentada: 1.     Inicio o Home 2.     Quienes somos o historia 3.     Productos/servicios 4.     Eventos o noticias relevantes 5.     Estructura o posiciones claves 6.     Contáctanos (información de las instalaciones, números de teléfono, correos, etc) 7.     Responsabilidad social 8.     Términos y condiciones (o políticas) 9.     Mesa de soporte o chat activo   La página web sirve mucho para conocer a una empresa, y para ésta sirve para generar una buena reputación y credibilidad.  Ayudará sin duda a gestionar la comunicación y a llegar a diferentes puntos generando puntos de conexión y diversas audiencias.

BLOG

Este es un sitio web que sirve para publicar contenido específico de manera regular para un público determinado. El formato que  se utiliza son artículos que ayudan a compartir información, noticias, guías, experiencias, tutoriales, entre otros, y que permiten la interacción con el segmento definido a través de comentarios o “me gusta”.   Los blogs pueden ser personales como también temáticos, profesionales o corporativos aunque este último casi no se utiliza.

Para que un blog sea exitoso debe saber cuándo usarse.  Normalmente se usa cuando hay una necesidad de informar o compartir conocimientos sobre un tema específico.  También se puede llegar a atraer clientes o seguidores potenciales mediante el contenido identificado como útil y relevante. Se puede crear una marca.  Algunos bloggeros pueden generar ingresos a través de anuncios, patrocinios o venta directa de sus productos.   Es importante que el blog se construya de buena manera, con buena redacción y ortografía, indistintamente si la comunicación va a ser formal o más coloquial. El blog debe comprender las siguientes partes: 1.     Elegir una plataforma de blogging y contratar un servicio de hosting 2.     Definir el propósito y la audiencia. 3.     Crear un título y un autor 4.     Configurar el blog 5.     Una bienvenida 6.     El cuerpo donde se desarrolle el blog que debe ser debidamente estructurado. En éste se comentará lo que deseamos informar. Puede incluir imágenes para ser más atractivo para la audiencia. 7.     Etiquetas o palabras clave SEO 8.     Comentarios para interactuar con la audiencia. 9.     Puede contener enlaces y barras laterales. 1.   Debe tener un pie de página.   Pese a que los blogs no han podido mantener su relevancia o utilidad, si son bien utilizados definitivamente contribuyen y dan un valor agradado a la empresa o persona que los utilice.  Sirven como conexión, enganche e interacción con audiencias que pueden servir para encontrar una mejora continua o muchos más temas que tratar.

¡Gracias por pasar por aquí y leer nuestro blog! Esperamos que encuentres útil la información sobre los  documentos empresariales.

Nos encanta poder compartir estos consejos contigo, y esperamos que te ayuden a mejorar tu comunicación y gestión en el trabajo. Si tienes alguna sugerencia o quieres compartir tu opinión, no dudes en hacerlo; todos son bienvenidos al blog.

¡Regresa pronto por aquí, te esperamos!